Privacyverklaring

Officiële versie

U kunt dit document ook als PDF downloaden.

EPAPunt hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de dienstverlening van EPAPunt B.V. en op het gebruik van onze website.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, onze bedrijfsvoering en het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij behandelen uw persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk en houden ons aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

EPAPunt B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

EPAPunt B.V. Schieweg 113-C 3038 AL Rotterdam Nederland

E-mail: info@epapunt.nl

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die u bij ons afneemt, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;
adresgegevens;
postcode en woonplaats;
e-mailadres;
telefoonnummer;
gegevens over de woning of het vastgoed waarvoor onze dienstverlening wordt uitgevoerd;
gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van energieprestatie- en energielabelwerkzaamheden;
communicatie en correspondentie tussen u en EPAPunt;
factuur- en betaalgegevens;
gegevens die u zelf aan ons verstrekt via onze website, e-mail, telefoon of andere communicatiekanalen.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

EPAPunt verwerkt persoonsgegevens voor onder meer de volgende doeleinden.

Dienstverlening

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

offertes op te stellen;
afspraken en inspecties in te plannen;
energieprestatieberekeningen en energielabelwerkzaamheden uit te voeren;
rapportages en documenten op te stellen;
onze diensten uit te voeren;
met u te communiceren over uw opdracht;
vragen en verzoeken te beantwoorden;
klachten af te handelen.

Administratie en facturatie

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

het opstellen en verzenden van facturen;
het verwerken van betalingen;
het voeren van onze administratie;
het bijhouden van klant- en opdrachtgegevens;
het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld op het gebied van administratie, belastingen, certificering of andere toepasselijke regelgeving.

Verbetering van onze dienstverlening

Wij kunnen persoonsgegevens en technische gegevens gebruiken om onze dienstverlening, website, systemen en processen te verbeteren.

Marketing

Wij kunnen bestaande klanten informeren over relevante diensten, producten of ontwikkelingen van EPAPunt, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Voor het verzenden van commerciële elektronische communicatie waarvoor voorafgaande toestemming vereist is, vragen wij afzonderlijk toestemming.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie kan de verwerking zijn gebaseerd op:

Uitvoering van een overeenkomst

Wanneer u een opdracht bij EPAPunt verstrekt, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren.

Wettelijke verplichting

Sommige gegevens moeten wij verwerken omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld voor onze administratie en fiscale verplichtingen.

Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer EPAPunt daarbij een gerechtvaardigd belang heeft en uw privacybelangen daardoor niet onevenredig worden geschaad.

Onze gerechtvaardigde belangen kunnen onder meer betrekking hebben op:

een efficiënte bedrijfsvoering;
beveiliging van onze systemen;
bescherming van onze financiële belangen;
verbetering van onze dienstverlening;
communicatie met klanten en relaties;
het voorkomen en onderzoeken van fraude of misbruik.

Toestemming

Wanneer voor een bepaalde verwerking toestemming vereist is, vragen wij deze afzonderlijk.

U kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.

5. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer:

u rechtstreeks contact met ons opneemt;
u een offerte aanvraagt;
u een opdracht verstrekt;
u een afspraak maakt;
u gebruikmaakt van onze website;
u gegevens per e-mail, telefoon of via een formulier aan ons verstrekt.

In bepaalde gevallen kunnen wij gegevens ontvangen van derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

EPAPunt verstrekt uw persoonsgegevens niet zomaar aan derden.

Voor de uitvoering van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor:

website- en hostingdiensten;
software en administratiesystemen;
IT- en ICT-diensten;
boekhouding;
betalingsverwerking;
communicatie;
andere ondersteunende bedrijfsdiensten.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens EPAPunt verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.

Wij kunnen persoonsgegevens daarnaast verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

7. Energieprestatie- en projectgegevens

Voor het uitvoeren van energieprestatie- en energielabelwerkzaamheden kan EPAPunt gegevens verzamelen en vastleggen die betrekking hebben op een woning of ander gebouw.

Deze gegevens kunnen worden opgenomen in een projectdossier en in systemen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren, onderbouwen en registreren van de werkzaamheden.

Wanneer EPAPunt als certificaathouder aan specifieke wettelijke, certificerings- of kwaliteitseisen moet voldoen, kunnen gegevens gedurende de daarvoor geldende bewaartermijn worden bewaard.

Voor zover voor EPAPunt een bewaarplicht geldt op grond van certificerings- of andere regelgeving, houden wij ons aan de toepasselijke bewaartermijn.

8. Bewaartermijnen

EPAPunt bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn vereist.

De exacte bewaartermijn kan daarom per type persoonsgegeven verschillen.

Voor financiële en administratieve gegevens kunnen wettelijke fiscale bewaartermijnen gelden.

Voor project- en dossiergegevens kunnen daarnaast specifieke wettelijke, certificerings- of kwaliteitsvereisten gelden.

Wanneer een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, bewaren wij de gegevens gedurende de wettelijk voorgeschreven periode.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

EPAPunt neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;
onbevoegde toegang;
ongeoorloofde wijziging;
vernietiging;
openbaarmaking;
andere vormen van onrechtmatige verwerking.

Wij beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

10. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten.

U kunt, afhankelijk van de omstandigheden, verzoeken om:

inzage in uw persoonsgegevens;
correctie van onjuiste persoonsgegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van uw gegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
intrekking van eerder gegeven toestemming.

U kunt een verzoek indienen via:

info@epapunt.nl

Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren voordat wij uw verzoek behandelen.

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

11. Identiteitscontrole bij privacyverzoeken

Wanneer u een verzoek indient waarbij wij uw identiteit moeten controleren, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen.

Als hiervoor een kopie van uw identiteitsdocument noodzakelijk is, verzoeken wij u om niet-noodzakelijke gegevens af te schermen, zoals uw pasfoto, BSN en documentnummer, tenzij een wettelijke verplichting anders bepaalt.

12. Klachten

Heeft u een klacht over de manier waarop EPAPunt met uw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:

info@epapunt.nl

Wij proberen uw klacht zo goed mogelijk met u op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacybescherming.

13. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, tablet of smartphone kunnen worden opgeslagen.

Wij maken onderscheid tussen verschillende soorten cookies.

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor functies die u zelf gebruikt.

Voor deze cookies is doorgaans geen toestemming vereist wanneer zij daadwerkelijk noodzakelijk zijn voor de werking van de website of een door u gevraagde dienst.

Analytische cookies

Wij kunnen analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om de werking en gebruiksvriendelijkheid ervan te verbeteren.

Wanneer voor het gebruik van analytische cookies toestemming vereist is, vragen wij daarvoor vooraf toestemming.

Marketing- en trackingcookies

Wanneer wij cookies of vergelijkbare technieken gebruiken waarmee bezoekers over verschillende websites of diensten kunnen worden gevolgd of waarmee profielen voor marketingdoeleinden kunnen worden opgesteld, plaatsen wij deze alleen nadat u daarvoor vooraf toestemming heeft gegeven, voor zover de wet dit vereist.

U kunt uw toestemming voor cookies op ieder moment weer intrekken of uw cookievoorkeuren wijzigen.

14. Cookievoorkeuren

Wanneer onze website cookies gebruikt waarvoor toestemming vereist is, krijgt u via de cookiebanner de mogelijkheid om uw voorkeuren te beheren.

U kunt:

cookies accepteren;
niet-noodzakelijke cookies weigeren;
uw voorkeuren per categorie instellen;
eerder gegeven toestemming intrekken.

Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies heeft geen gevolgen voor uw normale toegang tot onze website.

15. Automatisch verzamelde technische gegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen bepaalde technische gegevens automatisch worden verwerkt, zoals:

IP-adres;
type apparaat;
browser;
besturingssysteem;
datum en tijd van bezoek;
bezochte pagina's;
technische gegevens over het gebruik van de website.

Een IP-adres kan onder omstandigheden worden aangemerkt als persoonsgegeven. Daarom behandelen wij dergelijke gegevens overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

Wij gebruiken deze gegevens bijvoorbeeld voor:

de technische werking van de website;
beveiliging;
analyse van storingen;
verbetering van de website;
statistische doeleinden, voor zover toegestaan.

Op onze website kunnen links of functies naar socialmediaplatforms voorkomen.

Wanneer u gebruikmaakt van dergelijke functies of externe platforms bezoekt, kunnen deze partijen persoonsgegevens verwerken volgens hun eigen privacybeleid.

EPAPunt heeft geen controle over de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen.

Wij adviseren u daarom de privacyverklaring van het betreffende platform te raadplegen.

17. Externe dienstverleners

EPAPunt kan gebruikmaken van externe dienstverleners voor bijvoorbeeld:

hosting;
websitebeheer;
software;
CRM;
e-mail;
boekhouding;
facturatie;
online formulieren;
analyse;
beveiliging.

Wanneer deze partijen namens EPAPunt persoonsgegevens verwerken, worden passende afspraken gemaakt over de bescherming van persoonsgegevens.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen aanwezig zijn.

18. Geautomatiseerde besluitvorming

EPAPunt neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare significante gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking.

19. Vertrouwelijkheid

EPAPunt en personen die namens EPAPunt werkzaamheden uitvoeren, behandelen vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun werkzaamheden ontvangen zorgvuldig en vertrouwelijk.

Informatie wordt niet met derden gedeeld, tenzij:

dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht;
de opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven;
dit wettelijk verplicht is;
dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd doel en daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Voor zover EPAPunt als gecertificeerd EP-adviseur aan specifieke geheimhoudings- en kwaliteitseisen moet voldoen, worden deze nageleefd.

20. Wijzigingen in deze privacyverklaring

EPAPunt kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening, website of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest actuele versie wordt op onze website gepubliceerd.

Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te bekijken.

21. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op: